Provisión de servicios telemáticos a nuevo alumnado

Núm. de Procedimiento	02
Responsable	IKT Arduraduna
Participantes	Subdirección de planificación y ordenación académica, Secretario Académico, Administración acadñemica,Responsable Erasmus, IKT zerbitzuak

Esta guía describe el procedimiento de entrega de servicios de información y comunicaciones a los alumnos de nuevo ingreso.

Servicios provistos

Cuenta en Google Workspace Musikene

Cuenta personal del alumno que le da acceso diferentes servicios, siendo los principales:

Buzón de correo del dominio Musikene

Drive: espacio de almacenamiento en la nube

Meet: Servicio de videoconeferencia

Classroom: Plataforma de enseñanza online

Calendario, Chat, documentos…

Acceso a ERRESERBAK y e-Idazkaritza

Con las credenciales de la cuenta de Google Workspace el alumno podrá acceder tanto a Erreserbak como a e-Idazkaritza.

Cuenta en Musikenet

Acceso a Musikenet, la extranet del centro.

Forma de entrega de los servicios

Los servicios se facilitan haciendo llegar al nuevo alumno sus credenciales de acceso (usuario y contraseña) junto a la URL de acceso al servicio.

Los pares de credenciales son dos:

Los de la cuenta cuenta de Workspace (acceso a los servicos Google, Errreserbak y e-Idazkariza)

Los de la cuenta de Musikenet (acceso a Musikenet).

La entrega podrá hacerse de forma física (papel en la Admnistración Académica) o telemática (email al correo personal privado del alumno).

Fases

Siendo que la matriculación de nuevo alumnado comienza a principios de Julio y no concluye hasta bien entrado Septiembre, el proceso ha de realizarse en varias fases para no tener al alumnado desprovisto de los servicios una vez matriculado. Se describen estas fases a continuación.

1. Alumnado Erasmus+ IN

¿Quiénes?

Alumnado externo que realizará una estancia en Musikene dentro del programa Erasmus+

Proceso

El Responsable Erasmus notifica a Servicios TIC que la lista de alumnos está cerrada.

Servicios TIC recupera los datos del PGA y genera las cuentas necesarias.

Servicos TIC remite las credenciales al responsable Erasmus

El responsable Erasmus hace llegar las credenciales a los alumnos.

2. Alumnado de pruebas de acceso

¿Quiénes?

Alumnado que ha realizado las pruebas en Musikene, ha sido admitido y se va a matricular en primer curso.

Proceso

El Secretario Académico / Administración Académica / Subdirector de planificación docente notifica a Servicios TIC que la lista de alumnos a matricular está cerrada y registrada en el PGA.

Servicios TIC recupera los datos del PGA, genera las cuentas necesarias y registra los datos en el PGA.

En el momento de la matriculación presencial, cada alumno, junto con el resguardo de matrícula recibe un documento con sus credenciales.

3. Alumnado de pruebas de acceso en otros centros

¿Quiénes?

Alumnado que ha realizado las pruebas en otros centros, han sido admitidos en Musikene y se van a matricular en primer curso.

Proceso

El Secretario Académico / Administración Académica / Subdirector de planificación docente notifica a Servicios TIC que la lista de alumnos a matricular está cerrada y sus fichas y expedientes creados en el PGA.

Servicios TIC recupera los datos del PGA, genera las cuentas necesarias y registra los datos en el PGA.

En el momento de la matriculación presencial, cada alumno, junto con el resguardo de matrícula recibe un documento con sus credenciales.

4. Alumnado de traslado

¿Quiénes?

Alumnado que ha solicitado el traslado a Musikene, ha sido admitido y se va a matricular en su curso correspondiente.

Proceso

El Secretario Académico / Administración Académica / Subdirector de planificación docente notifica a Servicios TIC que la lista de alumnos a matricular está cerrada y sus fichas y expedientes creados en el PGA.

Servicios TIC recupera los datos del PGA, genera las cuentas necesarias y registra los datos en el PGA.

Servicios TIC genera los documentos con las credenciales en papel y se los hace llegar a la Administración Académica.

En el momento de la matriculación presencial, a cada alumno, junto con el resguardo de matrícula, se le entrega el documento con las credenciales ya generado.

5. Alumnado de Máster

¿Quiénes?

Alumnado que que ha sido admitido y se va a matricular en algún Máster de Musikene.

Proceso

El Secretario Académico / Administración Académica / Subdirector de planificación docente notifica a Servicios TIC que la lista de alumnos a matricular está cerrada y registrada en el PGA.

Servicios TIC recupera los datos del PGA, genera las cuentas necesarias (excluyendo las ya existentes por tratarse de ex-alumnos) y registra los datos en el PGA.

Servicios TIC hace llegar las credenciales a los alumnos por vía telemática (email a correo personal).